สร้าง Social Distancing สำหรับธุรกิจ ในวิกฤต COVID-19

เครื่องมือในการช่วยสร้าง SOCIAL DISTANCING สำหรับธุรกิจ ในวิกฤต COVID-19

สำหรับ Social Distance หรือเรียกว่า Social Distancing เป็นมาตรการหนึ่งในการสร้างระยะห่างทางสังคม เพื่อป้องกันการกระจายของเชื้อไวรัส COVID-19 ที่มีผลเป้นวงกว้าง เช่น การยกเลิกงานเทศกาล การปิดโรงเรียนหรือมหาลัย ยกเลิกการขนส่งสาธารณะ ยกเลิกงานต่าง ๆ ที่มีผู้คนร่วมงานมากกว่า 50 คนขึ้นไป เป็นต้น

ในส่วนของ ระยะห่างบุคคล Personal Distance ก็มีความจำเป็นในการป้องกันเพื่อลดการกระจายของโรคเช่นกัน ดังนั้นควรเว้นระยะห่างต่อกันมากกว่า 1 เมตร เพื่อไม่รับเชื้อไวรัสเข้าสู่ร่างกาย

จากการที่มีการประกาศขอความร่วมมือ Social Distance ทำให้บางธุรกิจจะต้องปรับตัวในการดำเนินงาน เช่น การติดต่อประสานงาน การประชุมระหว่างทีม การเสนองานขายต่าง ๆ เป็นต้น ทำให้เครื่อมือสำหรับการใช้งานโดยการไม่พบปะกันมีความสำคัญมากขึ้น และทางไซเจ็นได้รวบรวมเครื่องมือสำคัญในการสร้าง Social Distance เพื่อเป็นการ BPC องค์กรเบื้องต้นไว้ดังนี้

นำไฟล์เอกสารที่จำเป็นต่าง ๆ ขึ้นมาไว้บนออนไลน์

หากบริษัทไม่มีการทำงานผ่านออนไลน์มาก่อน ในฝ่ายที่จะต้องทำงานเอกสารจำนวนมาก เช่น ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายจัดซื้อ, ฝ่ายบุคคล หรือฝ่ายขาย อาจมองว่าเป็นการปรับเปลี่ยนที่ดี ในยุคท่จะต้องใช้เทคโนโลยีมากขึ้น จึงจำเป็นอย่างมากที่จะย้ายเอกสารสำคัญขึ้นมาไว้บน Cloud มากกว่าที่จะเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์

ใช้ EMAIL ในการรับ-ส่ง INVOICE, E-RECEIPT, E-TAX หรือเอกสารอื่น ๆ

เนื่องจากมีการลดการกระจายของเชื้อ จึงมีความจำเป็นที่จะลดการสัมผัสให้ได้มากที่สุด การส่งต่อสิ่งของ เครื่องใช้ต่าง ๆ ไม่สามารถรู้ได้ว่าจะมีเชื้อหรือไม่ หากเราจัดทำให้เรามีระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้มากเท่าไหร่ ก็จะลดความเสี่ยงได้มากขึ้น และสิ่งนี้ยังเป็นเทรนด์สำหรับปีนี้อีกด้วย

การสื่อสารทางออนไลน์

สิ่งที่ทุกบริษัทไม่สามารถขาดไปได้ก็คือการสื่อสาร หากบริษัทยังไม่มีโปรแกรมสำหรับสื่อสารผ่านช่องทางออนไลน์ อาจจะใช้ Chat Application พื้นฐานในการติดต่อไปก่อน สำหรับโปรแกรมที่นิยมใช้ในการสื่อสาร ประชุมออนไลน์ จะมีทั้ง Skype, Microsoft Team, Zoom, Slack ทั้งนี้ยังมีโปรแกรมที่นิยมอื่น ๆ อีกมาก ซึ่งจะต้องมีการศึกษาและทดสอบให้เหมาะสมกับขนาดของบริษัท เพราะการใช้โปรแกรมเหล่านี้ถือว่าต้องปรับเปลี่ยนการใช้งานจากเดิมพอสมควร แต่มั่นใจว่าจะทำให้การทำงานหรือการนัดประชุมลูกค้าสะดวกขึ้นอย่างมาก

พื้นที่เก็บงานของพนักงานแบบออนไลน์

หากต้อง Work at Home และต้องทำงานร่วมกันหลายฝ่าย การมีที่จัดเก็บเอกสารออนไลน์ จะทำให้การแก้ไขและส่งต่อเอกสารเป็นไปได้ง่าย โปรแกรมที่เป็นเครื่องมือเหล่านี้ได้แก่ One Drive, Dropbox, Google Drive เป็นต้น เมื่อมีการเก็บเอกสารออนไลน์ นอกจากสามารถส่งต่อผ่านช่องทางออนไลน์ได้แล้ว พนักงานไม่ต้องกังวลในเรื่องคอมพิวเตอร์เสีย หรือไฟล์หายไปจากเครื่องอีกด้วย

ตัวช่วยในการทำงานที่จำเป็นต้องทำที่ออฟฟิตเท่านั้น

เมื่อจำต้อง Work at Home ตัวช่วยที่สำคัญในการจัดการงานที่ไม่สามารถนำกลับมาทำที่บ้านได้ โดยการนำ AI, IoT หรือ Robot (RPA) เข้ามาควบคุมดูแลส่วนนี้แทน หากนำส่วนนี้มีตัวช่วยในการจัดการ จะทำให้ลดต้นทุน ค่าใช้จ่าย ลดอัตราการเสี่ยง หมดกังวลในช่วงประกาศ Social Distancing ของกรมสาธารณสุขได้อย่างดี

สำหรับวิกฤตครั้งนี้ ยังเป็นโอกาสในการปรับตัวรับเทคโนโลยีที่มีในยุคนี้มากขึ้น อย่างไรก็ตาม Social Distancing เป็นมาตรการหลักที่จะช่วยหยุดการแพร่กระจายของเชื้อไวรัสได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องหาวิธีรับมือ โดยนำเครื่องมือต่าง ๆ มาจัดการวิธีการทำงาน โดยเฉพาะในกรุงเทพฯ และหากมีการระบาดร้ายแรง เครื่องมือเหล่านี้จะทำให้บริษัทรับมือที่จะต้องรักษาระยะห่างให้ห่างไกล COVID-19


รายละเอียด RPA :
ZyGen RPA with Blue Prism เหนือกว่าอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความร่วมมือระหว่างมนุษย์และหุ่นยนต์ เพื่อธุรกิจและชีวิตที่ดีกว่า