SAP BPC คืออะไร? ทำไมองค์กรในยุคปัจจุบันถึงให้ความสำคัญมาก

ถ้าองค์กรของคุณมีบริษัทลูกหลายแห่ง แล้วทุกสิ้นเดือนหรือสิ้นไตรมาสต้องมานั่งรวบรวมงบจากแต่ละบริษัทมาปิดเป็นงบรวม น่าจะรู้ดีว่างานนี้กินเวลาแค่ไหน ต้องไล่เช็กไฟล์ Excel จากหลายทีม ต้องตัดรายการระหว่างกันเอง แล้วก็ยังเสี่ยงตัวเลขไม่ตรงกันได้ง่าย ๆ 

SAP BPC หรือ SAP Business Planning and Consolidation คือเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ ช่วยให้ทีมการเงินวางแผนงบประมาณ พยากรณ์ตัวเลข และปิดงบการเงินรวมของทั้งกลุ่มบริษัทได้จากระบบเดียว แทนที่จะต้องพึ่ง Excel หลายสิบไฟล์เหมือนที่ผ่านมา

SAP BPC คืออะไร

พูดง่าย ๆ SAP BPC เป็นแพลตฟอร์มที่รวมงานสามอย่างที่ปกติทีมการเงินต้องทำแยกกันไว้ในที่เดียว คือการวางแผนงบประมาณ การพยากรณ์ทางการเงิน และการปิดงบรวมของกลุ่มบริษัท ระบบออกแบบมาให้รองรับโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน มีบริษัทลูกหลายแห่ง หลายสกุลเงิน หรือมีธุรกรรมระหว่างบริษัทในเครือจำนวนมาก 

จุดที่ทำให้ BPC ต่างจากการทำงานบน Excel คือระบบจัดการเรื่องกฎการคำนวณ การตัดรายการระหว่างกัน และ Audit Trail ให้อัตโนมัติ ทีมการเงินจึงลดเวลาที่ต้องเสียไปกับงานที่ทำซ้ำ ๆ ด้วยมือ และมั่นใจได้มากขึ้นว่าตัวเลขที่ออกมาถูกต้องตรงกันทุกบริษัทในกลุ่ม

ปัญหาที่องค์กรเจอตอนวางแผนงบแบบเดิม

ทีมการเงินที่ยังใช้ Excel เป็นหลักในการวางแผนและปิดงบ มักเจอปัญหาซ้ำ ๆ แบบนี้ 

• ไฟล์กระจัดกระจาย แต่ละบริษัทลูกส่งไฟล์มาคนละรูปแบบ ต้องมานั่งรวมเองทุกครั้ง 
• เสี่ยงสูตรหลุดหรือลิงก์พัง ยิ่งไฟล์ซับซ้อนมากเท่าไหร่ ความเสี่ยงยิ่งสูง 
• ปิดงบช้า เพราะต้องรอข้อมูลจากทุกบริษัทให้ครบก่อนเริ่มรวมงบ แล้วพอมีจุดผิดก็ต้องไล่แก้ย้อนกลับไป 
• ตรวจสอบย้อนหลังยาก ไม่มี Audit Trail ที่ชัดเจนว่าใครแก้ตัวเลขจุดไหน เมื่อไหร่ 

ปัญหาเหล่านี้ยิ่งชัดขึ้นเมื่อองค์กรโตขึ้น มีบริษัทในเครือเพิ่มขึ้น หรือขยายไปหลายประเทศที่ใช้สกุลเงินต่างกัน 

ความสามารถหลักของ SAP BPC 

SAP BPC ครอบคลุมงานด้านการเงินหลัก ๆ อยู่ 4 ด้าน 

1. Business Planning (การวางแผนธุรกิจ) 

วางแผนงบประมาณ แผนรายได้และยอดขาย แผนลงทุน แผนอัตรากำลังคน แผนค่าใช้จ่าย และแผนกระแสเงินสด ทั้งหมดอยู่ในระบบเดียวที่เชื่อมโยงกันได้ 

2. Forecasting (การพยากรณ์) 

ทำ Rolling Forecast ปรับปรุงตัวเลขคาดการณ์ได้ต่อเนื่องตลอดปี พยากรณ์งบกำไรขาดทุน งบดุล กระแสเงินสด และสร้าง Scenario จำลองสถานการณ์ต่าง ๆ ได้ 

3. Consolidation (การปิดงบรวม) 

จัดการเรื่องการตัดรายการระหว่างบริษัทในเครือ การกระทบยอดข้อมูล และการปิดงบทั้งแบบเพื่อการบริหาร (Management Consolidation) และแบบเพื่อยื่นตามกฎหมาย (Statutory Consolidation) พร้อมจัดการเรื่อง Data Mapping ระหว่างผังบัญชีที่ต่างกันของแต่ละบริษัท 

4. Financial Reporting & Analysis (รายงานและวิเคราะห์การเงิน) 

ทำรายงานแบบ Ad Hoc วิเคราะห์ผลต่างระหว่างแผนกับผลจริง (Variance Analysis) และวิเคราะห์ปัจจัยที่ขับเคลื่อนตัวเลข (Driver Analysis) เพื่อให้ผู้บริหารเห็นภาพว่าอะไรที่ทำให้ตัวเลขเปลี่ยนไป 

BPC Standard หรือ Embedded เลือกแบบไหนดี 

SAP BPC มีให้เลือกสองรูปแบบหลักคือ BPC Standard และ BPC Embedded ซึ่งเหมาะกับองค์กรที่มีความพร้อมด้านระบบต่างกัน ถ้าองค์กรของคุณกำลังตัดสินใจอยู่ว่าจะเลือกแบบไหน ทีมที่ปรึกษา ZyGen ช่วยประเมินและแนะนำแนวทางที่เหมาะกับระบบและความพร้อมด้านข้อมูลขององค์กรได้โดยตรง 

เหมาะกับองค์กรแบบไหน 

SAP BPC เหมาะกับองค์กรที่มีบริษัทลูกหรือบริษัทในเครือหลายแห่ง ต้องปิดงบรวมเป็นประจำทุกเดือนหรือทุกไตรมาส โดยเฉพาะกลุ่มบริษัทที่มีธุรกรรมระหว่างกันเยอะ มีหลายสกุลเงิน หรือกำลังเจอปัญหาปิดงบช้าเพราะยังพึ่ง Excel เป็นหลัก 

องค์กรที่กำลังขยายตัว เพิ่มบริษัทในเครือใหม่ ๆ บ่อยครั้ง ก็เป็นกลุ่มที่ได้ประโยชน์ชัดเจนจาก BPC เช่นกัน เพราะระบบช่วยให้การเพิ่มบริษัทใหม่เข้ามาในโครงสร้างการปิดงบทำได้เป็นระบบมากกว่าการเพิ่มไฟล์ Excel อีกไฟล์หนึ่ง 

คำถามที่พบบ่อย

หากต้องการประเมินว่าองค์กรของคุณพร้อมสำหรับ SAP BPC แค่ไหน ทีมที่ปรึกษา ZyGen ให้บริการตั้งแต่การประเมินความต้องการไปจนถึงการวางระบบ ดูรายละเอียดบริการ SAP BPC 

Author : Wiparat C.